Messeplanung: Messestand planen für einen erfolgreichen Messeauftritt

Messezeitplanung und Messevorbereitung

Eine möglichst detaillierte Zeitplanung und Terminsetzung sind wichtig für einen erfolgreichen Messeauftritt. Eine ganzheitliche Messeplanung besteht aus Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Der Aufwand für ein mehrtägiges Event ist hoch, lohnt sich aber: Messen gelten als ideales Marketinginstrument, um Neukunden zu gewinnen und Bestandskunden zu pflegen.

Auswahl der Messe

Je nach Unternehmensgröße müssen Sie auf mehreren oder gar allen für Ihre Branche relevanten Events vertreten sein oder können sich auf Ausstellungen in Ihrer Region bzw. Ihrem Kernmarkt konzentrieren. Unter Beachtung ihrer finanziellen und personellen Möglichkeiten sollten ggf. aber auch Messen im Ausland in Betracht gezogen werden.

Definierung der Ziele ihres Messeauftritts

Die Definition Ihrer Hauptziele steht in unmittelbarer Verbindung mit der Auswahl der richtigen Messe. Möchten Sie Neukunden gewinnen, Ihre Marke präsentieren und stärken oder ein neues Produkt vorstellen?

Wie in nahezu jedem Unternehmensbereich gilt auch hier, nur durch die Festlegung konkreter Ziele wird der Erfolg Ihres Messeauftritts messbar!

Messevorbereitung

Bereits 6-12 Monate vor dem Messeauftritt sollten Sie als Unternehmen die Messeziele sowie die Zielgruppe der Messe festlegen: Wen möchten Sie auf dem Event ansprechen und was soll kommunziert werden? Bedenken Sie auch: Ziele und Zielgruppe können nur passend definiert werden, wenn Ihnen die anderen Aussteller, also Ihre Wettbewerber bekannt sind.

Der finanzielle Rahmen ihrer Messepräsentation sollte ebenfalls früh grob festgelegt sein. Durch Auswahl und Buchung Ihres Messestandes sowie der Selektion eines Messebauers oder einer Eventagentur sollte das Budget einschätzbar sein. Bedenken Sie Außerdem unbedingt, dass Standbau-Unternehmen beschränkte Kapazitäten haben und Sie bei einer frühen Auswahl Ihres Messebaupartners aus einem größeren Pool an Messebaufirmen wählen können.

Sind diese ersten Planungsschritte abgeschlossen, ist ein Messekonzept anzufertigen. Auch hier wird in der Regel eng mit dem Messebaupartner zusammengearbeitet, denn nur so kann ein ganzheitlicher Marketingmix funktionieren.

Vier bis spätestens 2 Monate vor Ausstellungsbeginn sollte mit der Personalorganisation für den Stand begonnen werden. Es gilt zu klären, wer wo benötigt wird, welche Aufgaben vor Ort von wem zu erledigen sind, aber auch die Buchung von Anreise-Tickets, Hotels, Convention-Ausweisen, usw.

Sie wollen auf den Besuchersturm vorbereitet sein, also informieren Sie sich im Vorfeld an welchen Tagen besonders viel Publikum erwartet wird. Setzen Sie in Stoßzeiten ein größeres Team ein und stellen Sie sicher, dass immer mindestens ein Produktexperte pro Schicht anwesend ist.

Auch Werbeaktivitäten, die im Zusammenhang mit dem Messeauftritt stehen, sollten in diesem Zeitraum angestoßen werden!

Unmittelbar vor dem Messeauftritt

Spätestens Einen Monat vor Messebeginn startet die heiße Phase. Es gilt Einladungen zu versenden, das Standpersonal zu schulen und die Logistik zu organisieren.

Auch die Kommunikation mit dem Messebauer wird sich in der Regel kurz vor Messebeginn intensivieren. Besonders wenn Sie mit einer neuen Messebaufirma zusammenarbeiten, sollten Sie hier Zeit für Rückfragen und ggf. auch Meetings einplanen.  Die Standabnahme mit dem Messebauer sowie ein „Probelauf“ sollte ebenfalls eingeplant sein.

Messeplanung: Viel Einsatz bringt viel Erfolg

Sie sehen anhand unserer Messeplanung Tipps: Der Aufwand, der für einen erfolgreichen Messeauftritt betrieben werden muss, sollte nie unterschätzt werden. Dabei sind sowohl Kosten– als auch Zeitaufwand zu beachten.

Gerade deshalb sollten Sie früh mit der Planung und Organisation beginnen und so sicherstellen, dass sich Ihr Unternehmen auf dem Event im besten Licht präsentieren kann. In unserem Verzeichnis finden Sie nicht nur Messebauer sondern auch andere Messedienstleister. Noch einfacher und schneller geht es mit unserem Anfrageservice: Der MESSEhub bietet Ihnen die Möglichkeit Angebote von Messebauunternehmen bequem per Onlineformular anzufordern – selbstverständlich kostenlos und unverbindlich!

 

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